Управлять контактной информацией

Все контактные данные хранятся в программе и доступны для просмотра работникам вашего бюро или агентства.

«Альфа: Управление агентством переводов» позволяет быстро и легко найти контакты компании или переводчика, позволяет делать заметки и сохранять сведения о переводческой квалификации, знании иностранных языков и другие специфические сведения.

Встроенный механизм быстрого поиска позволяет подобрать исполнителя по следующим параметрам:

• языковой паре;
• тематике перевода;
• работал исполнитель или нет с данным заказчиком;
• наличию в работе у исполнителя заказов в текущее время.

Управлять заявками и заказами

«Альфа: Управление агентством переводов» позволяет полностью контролировать работы по выполнению услуг профессионального перевода с момента поступления заявки на заказ до момента формирования и передачи Заказчику текстов готового перевода.

В системе реализован механизм постадийной обработки заказов с учетом порядка согласования заявки (возможности выполнения заказа), оценки времени на отработку, состава принимаемого в работу заказа, согласовании сумм и предоплата с Заказчиком, распределения исходного текста между несколькими удаленными и локальными работниками, окончательной сборки и вычитки готового текста.

Управлять и контролировать ход выполнения работ по заказу.

В «Альфа: Управление агентством переводов» встроен эффективный механизм распределения работ по услугам перевода, позволяющий оптимально распределить и контролировать выполнение работ перевода локальными и удаленными переводчиками.

Управление работами штатных работников и удаленных подрядчиков производится с помощью мастера подбора и распределения работ по услугам.

Данный мастер позволяет:

• подобрать заказчика по параметрам заказа и услуги;
• распределить работу с установкой дат планового и начального окончания работы;
• определить стоимость выполняемой работы. Данная информация в последующем является основой для взаиморасчетов между бюро / агентством и переводчиком, выполнившим работу.

Вести работы по устным заказам

В «Альфа: Управление агентством переводов» встроен механизм управления и обработкой заказов на устный перевод, в том числе:

• формировать детали устного заказа (типы услуг, формат мероприятия на котором необходимы данные услуги);
• возможно составлять график предоставления услуг устного перевода по заказу;
• подбирать переводчиков по параметрам заказа;
• определять фактические показатели работы (вводить отработанное количество времени, учитывать переработку и сложности заказа).

Хранить файлы заказов в едином хранилище файлов, обрабатывать и передавать файлы в работу удаленным подрядчикам

«Альфа: Управление агентством переводов» содержит механизм управления единым хранилищем заказов на основе сетевой папки с предустановленной структурой.

При создании нового заказа программа автоматически генерирует новую структуру рабочих папок.

Работа с сетевой папкой возможно в двух режимах:

• через Проводник Windows как с обыкновенной сетевой папкой;
• с помощью файлового сервиса, позволяющего принимать и передавать файлы через сеть Интернет (данная функция включена в редакцию «Агентство» и «Бизнес»)

Контролировать платежи по заказам и работам. Контроль задолженностей и платежей работникам

В систему встроен механизм пользовательских кошельков, который позволяет гибко вести баланс доходов и расходов по заказам и выполненным работам.

При создании заказа и его ведении осуществляется внесение данных о поступивших платежах от Заказчика, общий расчет взаимной задолженности.

В случае если необходимо учесть дополнительные статьи доходов и расходов, операции можно внести через специальную форму «Платежи» позволяющей вести баланс бюро/агентства целиком.

Вести управленческий учет на основе использования блока отчетов

В систему включен необходимый набор отчетов, в том числе: бланк заказа, отчет о задолженности подрядчикам, отчет о эффективности работы и т.д.

В «Альфа: Управление агентством переводов» включен редактор отчетов который позволяет самостоятельно создать необходимый отчет.

Формирование отчетов возможно выполнять с помощью механизмов гридов форм реестров, позволяющих гибко настраивать фильтрацию и группировку отображаемых данных.

Например: отчет о задолженности по заказам за период возможно сформировать прямой из грида, с помощью трех-четерех действий над ним.

Обмениваться данными с Заказчиками и удаленными переводчикам используя механизм интеграции с сайтом

В состав системы «Альфа: Управление агентством переводов» версия Бизнес входит модуль интеграции с 1С-Битрикс управления сайтом, который позволяет:

• принимать заявки на перевод с помощью формы расположенной на сайте прямо в систему;
• передавать файлы готовых заказов и рабочие файлы удаленным Заказчикам и переводчикам.